5WHY – pytaj „dlaczego?”

Szukaj prawdziwych przyczyn Twoich problemów, po nitce do kłębka. Tym jednym pytaniem, zadawanym w odpowiedni sposób, zidentyfikujesz przyczynę i dasz wszystkim szansę na usunięcie (a nie maskowanie) problemu...

Najczęstszym błędem, jaki popełniają przełożeni podczas dociekań przyczyn problemu jest zadanie pytania „kto?”. Tak, jakby odnalezienie winnego było istotą sprawy. Konsekwencją tegoż pytania jest oczywiście ukaranie (najczęściej przykładne) winnego i pogrożenie palcem pozostałym: „…i niech mi któryś z Was spróbuje coś podobnego zrobić!”. Rach-ciach! Temat zamknięty! …czyżby?

A gdyby tak odłożyć tę utartą metodologię i zapytać „dlaczego?”. I to nie raz, nie dwa, ale.. pięć razy! Metodologia ta nazywana jest (z angielskiego) 5WHY czyli 5x DLACZEGO i polega na dociekaniu przyczyny za pomocą tego prostego pytania raz za razem.

5WHY

Przykład? Proszę bardzo:

Wydajność linii produkcyjnej niespodziewanie spadła w ciągu nocnej zmiany (choć wczoraj popołudniu i dzisiaj rano nie odbiegała od średniej wartości). W pierwszym odruchu przełożony pyta rano: „kto jest odpowiedzialny za niską produkcję na nocce?” – wiadomo, do czego to prowadzi (patrz powyżej). Może nawet szef usłyszałby, że”zabrakło komponentów, i że to Logistyka tak się ociągała, i że…”. Ale on zwykle na to nie czeka – on tu zarządza, przyznaje nagrody (rzadko!), a przede wszystkim kary. Porządek musi być!

Co na to metoda 5WHY?

Zapytajmy „5x DLACZEGO?”.

pyt. 1: dlaczego w nocy nie wyprodukowano ilości zgodnie z planem?
odp 1: ponieważ w połowie zmiany linia stała przez 1 godzinę

pyt. 2: dlaczego linia stała 1 godzinę w połowie nocnej zmiany?
odp. 2: ponieważ zabrakło komponentów do produkcji

pyt. 3: dlaczego zabrakło komponentów do produkcji?
odp 3: ponieważ nie zostały na czas przywiezione z magazynu?

pyt. 4: dlaczego nie zostały na czas przywiezione?
odp. 4: ponieważ logistyka nie była w stanie obsłużyć wszystkich linii na raz

pyt. 5: dlaczego nie byli w stanie zasilić komponentami wszystkich linii?
odp. 5: ponieważ jeden z wózków był niedostępny (wyłączony z użycia)

Hmm… wygląda na to, że jak po nitce do kłębka doszliśmy do przyczyny niewyprodukowania zaplanowanych ilości. Znamy już sytuację z punktu widzenia Produkcji: wina została przypisana Logistyce! Temat zakończony? Bynajmniej, ponieważ teraz i oni mogą posłużyć się tą samą metodą (czyli drążyć dalej):

pyt. 1: dlaczego jeden z wózków był w nocy niedostępny?
odp.1: ponieważ nie został dopuszczony do pracy przez Lidera zmiany w Magazynie

pyt. 2: dlaczego nie został dopuszczony do pracy?
odp. 2: ponieważ skończyły mu się badania techniczne, czego nikt wcześniej nie zauważył

pyt. 3: dlaczego nikt tego wcześniej nie zauważył?
odp. 3: ponieważ nie sprawdza się tego na każdej zmianie

pyt. 4: dlaczego nie sprawdza się tego na każdej zmianie?
odp. 4: ponieważ nie wymaga tego żadna instrukcja

pyt. 5: dlaczego nie wymaga tego żadna instrukcja?
odp. 5: ponieważ nigdy wcześniej tego nie było w instrukcji pracy na wózku

Wygląda na to, że sięgnęliśmy już wystarczająco głęboko. Zmiana w treści instrukcji oraz jej wdrożenie wraz z przeszkoleniem całego personelu powinno na przyszłość wyeliminować tę przyczynę. Co nie oznacza, że nie będzie już nigdy przerw związanych z brakiem komponentów czy niedostępnym wózkiem. Jeżeli takie się zdarzą, to przeprowadzimy nasze dochodzenie jeszcze raz i usuniemy inną przyczynę.

Proste pytanie „dlaczego?” niesie ze sobą niewyczerpalne możliwości zgłębiania problemów.

Działając w ten sposób (systematycznie!) coraz bardziej uszczelniamy nasz system pracy. Właściwie zadane pytanie i logicznie poprowadzona analiza pomogą nam dotrzeć do prawdziwej przyczyny problemu. I jeszcze jedna uwaga co do tego narzędzia. Tak, bo 5WHY to narzędzie jakościowe. A powyższy przykład świadczy o tym, że można śmiało stosować je poza zwyczajowo rozumianą jakością. Dotyczy to w zasadzie wszystkich narzędzi jakościowych. Zostały rozwinięte do specyficznych zastosowań, ale mogą być z powodzeniem stosowane w każdym innym obszarze naszej działalności.