KAMISHIBAI – papierowy teatrzyk prosto z Japonii

„Kamishibai (jap. 紙芝居 kami-shibai, kami – papier, shibai – teatr, przedstawienie, dramat, sztuka) – teatr ilustracji, teatr obrazkowy, dosłownie: papierowy teatr. Jest to tradycyjna japońska sztuka opowiadania historii za pomocą ilustracji wykonanych na kartonowych planszach, wsuwanych do małej, płaskiej, drewnianej, otwartej częściowo skrzynki, pełniącej rolę sceny/ekranu o nazwie butai (scena)” – tyle wyjaśnia Wikipedia, a co mówi praktyka?

Zarządzanie wizualne

…w  swoim założeniu powinno być proste i zrozumiałe dla wszystkich pracowników, na każdym poziomie organizacji. Kamishibai nadaje się do tego celu doskonale. W swojej formie przypomina komiks – znaną i stosowaną od wieków technikę edukacyjną, w której posługujemy się uproszczonymi ilustracjami, połączonymi z narracją i przedstawiającymi jakąś historię. Napisałem „od wieków”, ponieważ komiks nie jest wynalazkiem przełomu XIX i XX w. (przeniknął wtedy do kultury popularnej w postaci komiksu), a jego pierwowzór możemy odnaleźć w średniowiecznej Biblia Pauperum (łac. Biblia ubogich).

Biblia Pauperum z XV wieku i komiks z 1867 roku.

„W Systemie Produkcyjnym Toyoty i Lean Management stosowana jest tzw. tablica kamishibai – narzędzie zarządzania wizualnego, służące do przeprowadzania audytów i wspierające procesy ciągłego doskonalenia” – także za Wikipedią.

Interakcja z użytkownikami

Teatr kamishibai umożliwia zaangażowanie widzów w to, co się dzieje z kolorowymi ilustracjami. Nie tylko narrator, ale każdy uczestnik spektaklu (na zaproszenie prowadzącego) ma możliwość przesuwania i wymieniania kart. Może nawet uczestniczyć w kreowaniu opowieści. Narrator i uczestnicy mogą wpływać na to, co dzieje się w opowiadanej historii, mogą zmieniać jej przebieg używając odpowiednich kart. Na zakończenie wspólnie omawiają to, co się wydarzyło i wyciągają wnioski.

Wszystkie powyższe możliwości animowania historii można wykorzystać w naszej codziennej, firmowej rzeczywistości. Narratorem może być manager lub audytor a uczestnikami pracownicy obszaru, na którym wykorzystujemy tę technikę. Kamishibai to system prostych audytów, weryfikujących stopień spełnienia wymagań opisanych w standardach (np. 5S, SMED czy TPM). Audytorzy dokonują punktowych obserwacji, których wynik określany jest jednoznacznie: OK lub NIE OK. Służą im do tego dwustronne karty kamishibai.

Zamiast używać list audytowych i skomplikowanych kryteriów oceny stosuje się dwukolorowe karty (zielono-czerwone), na których opisane jest (zazwyczaj) jedno wymaganie, które należy zweryfikować. Audytor odczytuje wymaganie z karty i ocenia zero-jedynkowo czy dane kryterium jest spełnione czy też nie. Następnie umieszcza kartę na tablicy wyników odpowiednim kolorem (zielony awers dla OK, czerwony rewers dla NIE OK) w widoczną stronę. Jest to jednocześnie status stwierdzony w trakcie audytu, jak i sygnał wizualny dla wszystkich, którzy na tablicę wyników spojrzą.

Tablica kamishibai

Tablica jest jednocześnie listą audytową i raportem z wynikami. Jej konstrukcja jest niezwykle prosta: to zestaw kart umieszczonych w przygotowanych do tego kieszonkach. Możemy wprowadzić podział na linie, maszyny, gniazda, zespoły (w kolumnach) oraz terminy audytów (dni lub godziny w wierszach).

Jeden rzut oka na tablicę pozwala zlokalizować niezgodność i czas jej wystąpienia, a treść karty podaje szczegóły problemu, który został zaobserwowany. W użyciu można mieć kilka kompletów kart, wymienianych co jakiś czas. A dokładnie rzecz ujmując, umieszczać na tablicy karty z tymi wymaganiami, z którymi mamy aktualnie kłopot i zależy nam na ich przestrzeganiu.

Do puli dostępnych kart należy sukcesywnie dodawać nowe, w miarę postępu standaryzacji w danych obszarach. Należy zadbać także o usuwanie kart z nieaktualnymi wymaganiami. System kart powinien być powiązany z nadzorem nad standardami i w każdej chili odzwierciedlać ich aktualny stan.

Czasami, zamiast ustrukturyzowanej tablicy stosuje się skrzynkę z kartami, z której audytor każdorazowo losuje wymagania, jakie będzie weryfikował (np. 2-3 karty dla każdego obszaru). Po audycie umieszcza je na tablicy wyników obszaru, odwracając je odpowiednią stroną w kierunku oglądającego wyniki.

Można też zastosować karty, na których jednocześnie umieszczone jest kilka wymagań do zweryfikowania.

Jest to jednak rozwiązanie niejednoznaczne – kolor czerwony czy zielony oznacza wprawdzie niezgodność, ale nie wskazuje bezpośrednio, co były nie tak w momencie audytowania.

Niezgodność? Działaj!

Oczywiście, sama identyfikacja niezgodności to dopiero połowa sukcesu. Potrzebny nam będzie system wspierający podejmowanie działań naprawczych. Może to być klasyczna lista zadań z datą docelową, odpowiedzialnym oraz statusem i uwagami. Metoda ta, jako mało skuteczna, wychodzi powoli z użycia. W firmach zaczynają być używane tablice zaczerpnięte z metodyk zwinnych (ang. agile), które stosują iteracyjną technikę pracy z zadaniami.

Przegląd postępów oraz podejmowanie działań odbywa się z udziałem całego zespołu i  powinien zakończyć się wybraniem tych do realizacji w najbliższym okresie (w metodzie scrum nazywa się ten okres najbliższym sprintem). To ważny moment – decydujemy, czym się zajmiemy. Konieczne jest także przypisanie terminu zakończenia (niekoniecznie musi to być okres równy jednemu przeglądowi tablicy) oraz zespołu (nie jednej osoby!), który się tematem zajmie. Umieszczamy je w kolumnie DO USUNIĘCIA i… bierzemy się do pracy!

Przegląd statusu działań zaczynamy od tych zadań, które poprzednio uznaliśmy za najważniejsze i zadecydowaliśmy, że są DO USUNIĘCIA. Zespół weryfikuje czy poszczególne zadania zostały wykonane. Jeśli tak, to trafiają DO WERYFIKACJI – przez następny okres przyjrzymy się czy zostały wdrożone skutecznie. Jeśli jakieś zadania nie zostały wykonane, to omawiamy aktualną sytuację (dlaczego się nie udało? czy problem / temat nadal jest ważny? co trzeba zrobić, aby zadanie wykonać?). Podczas kolejnego przeglądu pozytywnie zweryfikowane działania trafią do kolumny ZROBIONE!

Następnie znowu decydujemy o przydziale zadań na najbliższy okres (sprint): termin plus zespół. Zadania umieszczamy w kolumnie DO USUNIĘCIA i… rozchodzimy się do pracy! Z tablicą i naszymi niezgodnościami pracujemy w rytmicznych cyklach (iteracjach).

A jak zarządzać wizualnie wynikami? Jakich tablic używać? Przeczytaj koniecznie Zarządzanie wizualne na miarę Twoich potrzeb! Jeśli zaś zastanawiasz się, jak przy tablicy z wynikami rozmawiać w czasie spotkania, ten wpis jest dla Ciebie: Operatywka czy board meeting? Czym są i jak robić je dobrze?

© Wszystkie materiały zamieszczone na leanjestdlaludzi.pl (teksty, ilustracje, układ graficzny, kod źródłowy strony, itd.), o ile nie zaznaczono inaczej, są wyłączną własnością autora strony.
Wykorzystanie bez pisemnej zgody zabronione.