Zapanuj nad bałaganem, stwórz listę kontrolną!

Poniedziałek rano… KATASTROFA! Nie dość, że budzik zadzwonił jakby w środku nocy, Ty jesteś bez śniadania, bez porannej kawy, na biurku piętrzą się stosy dokumentów a nieprzeczytane maile wylewają się ze skrzynki! Do tego szef w humorze „że nawet nie podchodź!” Za co się zabrać? Co załatwić w pierwszej kolejności?

Od czego zaczynasz swój dzień w pracy? Bo ja od stworzenia listy zadań na dziś oraz przyznania im priorytetów (korzystam przy tym z zasady Pareto). Zajmuje mi to 5-10 minut przy porannej kawie. Bez struktury w pracy, mój dzień polegałby wyłącznie na skakaniu z tematu na temat i gaszeniu pożarów wybuchających to tu, to tam. Czyli na wiecznie niekończącej się walce z chaotycznymi przeciwnościami losu, znasz to?

Dlaczego przy większych czy ważnych, np. świątecznych zakupach robimy sobie listę tego, co zamierzamy kupić? A jak jedziemy na wakacje, to przed pakowaniem spisujemy na kartce to, co zamierzamy ze sobą zabrać? To oczywiste – nie chcemy o niczym zapomnieć! Wiem, że jeśli nam się to zdarzy, to konsekwencje mogą być dotkliwe.

Dlatego tworzymy dla siebie narzędzie, które pomoże nam ograniczyć ryzyko niewykonania którejś z czynności. Jest to lista kontrolna, w naszej korporacyjnej nowomowie nazywana potocznie checklistą czy też bardziej „po polsku” czeklistą – oba sformułowania to potworki językowe wątpliwej urody.

Aby łatwiej orientować się w naszej liście skreślamy lub „odhaczamy” poszczególne pozycje, kiedy się już z nimi uporamy. Od tego wzięła się też angielska nazwa listy kontrolnej czyli checklist – gdzie check jest czasownikiem opisującym sprawdzenie czegoś w celu określenia jego dokładności, jakości, kondycji czy też stwierdzenia jego obecności.

Tyle definicji – przejdźmy do praktyki. Najpierw kilka przykładów z codziennego życia. Następnie kilka zastosowań listy kontrolnej w pracy – zobaczysz, że nawet skomplikowane procesy można przeprowadzić bezbłędnie, krok po kroku. Na koniec zaś, podpowiem Ci, jak stworzyć własną, codziennie inną, listę kontrolną dla Twojego dnia pracy. Zobaczysz, jak to wygląda w moim kalendarzu.

Idziemy na zakupy, jedziemy na wakacje, budujemy dom

Nikt by zapewne nie wpadł na to, aby tę krótką notatkę szumnie nazywać listą kontrolną. A taką przecież jest! Mamy w niej zaplanowane punkty, które zamierzamy zrealizować podczas zakupów w sklepie. Co więcej, wielu z nas odhacza poszczególne pozycje, na przykład poprzez ich skasowanie z listy. I tak, krok po kroku ubywa nam punktów na liście, a przybywa produktów w koszyku. Aż lista pozostaje pusta.

Kolejnym przykładem listy kontrolnej, którą stosujemy w życiu jest spis rzeczy do spakowania na wakacje. Fakt, jeśli jedziemy nad polskie morze do Międzyzdrojów czy nawet do bardziej odległej Hiszpanii, to zapomnienie szczoteczki do zębów nie zniweczy naszych planów. Wszystko jest przecież dostępne na miejscu, tam, gdzie się wybieramy.

Inaczej ma się sprawa np. z poważną wyprawą rowerową w odległe regiony świata. Szczoteczka do zębów to pół biedy – przeżyjemy. Gorzej, jeśli na odludziu zabraknie nam ciepłej odzież, paliwa do kuchenki czy odpowiedniego klucza do naprawy zepsutego koła. O zapasowej dętce nawet nie wspominając.

Znany, polski bloger-podróżnik Karol Werner z bloga „Kołem się toczy” stosuje bardzo długą listę niezbędnych sprzętów, które zabiera na swoje wyprawy. Oto tylko krótki fragment to tego, co mieści się w przepastnych sakwach jego roweru, a często i dodatkowej przyczepki:

O ile w liście rzeczy niezbędnych na wakacyjnych wojażach kolejność ich kompletowania nie odgrywa większego znaczenia (ale przy pakowaniu kolejność jest już ważna!), to przy budowie domu, co i kiedy zrobimy, musi być dokładnie zaplanowane. Nie możemy przecież pokrywać naszego domu dachówką, a dopiero po tym zacząć kopać fundamenty.

Oczywiście, to absurdalny przykład, ale wyobraź sobie, że tynki wewnętrzne masz już położone i właśnie zamierzasz brać się za kładzenie instalacji elektrycznej. Hmmm… od razu widać, że nie tędy droga. Dlatego tak skomplikowane przedsięwzięcie trzeba podzielić na etapy, a każdy z nich dokładnie zaplanować, a następnie wykonać w założonej kolejności. Wtedy obejdzie się bez niespodzianek.

No dobrze, to były proste, życiowe przykłady. A gdzie stosujemy listy kontrolne w pracy? Na przykład w nadzorowaniu:

  • metodologii, jaką zamierzamy się posługiwać – tak, abyśmy nie przegapili żadnego z jej elementów
  • kolejności czynności, jakie powinniśmy wykonać przy realizacji danego zadania
  • kompletności, np. dokumentacji, którą zamierzamy zebrać w jakimś celu

Spójrzmy na przykłady takich list.

Rozwiązujemy problemy

Znasz metodologię 8D? Tę od rozwiązywania problemów? Jeśli nie, to zajrzyj koniecznie tutaj: 8 kroków do rozwiązanie Twojego problemu, a przekonasz się, że bez listy kontrolnej ani rusz. Wygląda to na osiem krótkich punktów, ale pominięcie któregokolwiek z nich oznacza, że Twój problem wróci jak bumerang. Co gorsza, może to zrobić ze zdwojoną siłą. Dlatego musisz postępować dokładnie według listy.

Przezbrajamy maszynę

W wielu listach kontrolnych kolejność ma znaczenie. Lista opisująca kolejne kroki przezbrojenia maszyny nie może być użyta w sposób chaotyczny. Gdybyśmy tak zrobili, to pewne czynności byłyby niemożliwe do wykonania. Dlatego tutaj stosuje się wymóg konsekwentnego przejścia krok po kroku, czynność po czynności.

Wysyłamy dokumenty do klienta

Możemy też zastosować bardziej złożoną listę kontrolną, np. 4 w 1. Kto miał w życiu styczność z PPAPem w motoryzacji, ten wie, co mam na myśli. Dla pozostałych objaśniam: wyobraź sobie, że masz listę 18 punktów do wykonania. Ale nie zawsze wszystkie są wymagane w ten sam sposób, niektóre elementy musisz wykonać i zachować dokumentację u siebie (R), inne musisz wysłać do swojego klienta (S) –  w zależności od tego, czego oczekuje od Ciebie klient.

Zamiast tworzenia czterech oddzielnych list (można, ale po co? wszakże my tutaj wszystko leanujemy) do wykonania poszczególnych kroków, masz jedną. Wszystkie 18 punktów jest wspólnych, jednak dla różnych poziomów wymagań klienta każdą z tych czynności możesz wykonać inaczej. Dla przykładu: poziom 2 wymaga czynności R albo S dla różnych punktów (patrz tabela poniżej).

Z listy korzystasz podobnie, jak w poprzednich przykładach, idąc punkt po punkcie, z góry na dół, jednak to, co robisz w każdym z nich zdefiniowane jest w wybranej kolumnie, zgodnie z wymaganym poziomem. W poniższym przykładzie jest to poziom 2.

Planujemy swój dzień

Zacząłem ten wpis od poniedziałkowej katastrofy. Sytuacji, w które wszystko wali Ci się na głowę. Kiedy ilość nadciągających zadań zaczyna powoli przekraczać możliwości przetwarzania przez Twoje cerebrum (sprawdź w Wikipedii, co to takiego). Skrzynka mailowa pełna, a stos dokumentów piętrzy się na biurku. Co robić?

Na pewno nie pomoże szybsze przebieranie nogami – pracy nie ubędzie, a Ty się zajedziesz. Trzeba wyznaczyć priorytety, wybrać to, co jest najważniejsze. Nie próbuj ustawiać w kolejności wszystkich 20 czy 30 tematów, które na Ciebie spadły. Wybierz 5-10 najważniejszych (według Twojej aktualnej wiedzy). I to nimi się zajmij. Jak skończysz, to wybierzesz kolejne.

Koniecznie zrób listę tego, co zamierzasz zrobić. Spisz, punkt po punkcie, czym się zajmiesz. Wyznacz kolejność i… zacznij pracować! Nie zapomnij od czasu do czasu zerknąć na swoją listę: jak coś zakończysz, to odhaczysz jako zrobione; czasem coś z niej skreślisz lub przesuniesz, jeśli w ciągu dnia priorytet się zmieni; analogicznie, dopiszesz nowy punkt, jeśli będzie to potrzebne.

Miej listę cały dzień przy sobie. Niech ona żyje – aktualizuj zadania w ciągu dnia. Znajdź swój sposób na zrozumiałe dla Ciebie oznaczanie priorytetów oraz odznaczanie wykonanych zadań. Następny dzień rozpocznij od przeglądu tego (punkt obowiązkowy!), co udało Ci się zrobić wczoraj oraz tego, co nie zostało wykonane. Oceń ważność tych zadań, zestaw z dzisiejszymi i ponownie ustal priorytety.

Możesz używać do tego różnych narzędzi, elektronicznych list zadań, przypominajek w telefonie, kalendarza na komputerze, itd. Jednakże, z mojej praktyki wynika, że najlepiej sprawdza się do tego papierowa lista zadań, np. w kalendarzu książkowym. Jest zawsze pod ręką, możesz w niej spojrzeć dzień, dwa lub trzy do tyłu czy do przodu.

Oprócz listy zadań może zawierać podręczne notatki, które da się zrobić dosłownie na kolanie. No i działa bez zasilania – co poczniesz, jak w laptopie lub komórce padnie Ci bateria, a Ty będziesz właśnie w środku spotkania na hali produkcyjnej? Papier zawsze działa!

Listy kontrolne są wszędzie!

Jak widać, listy kontrolne są w powszechnym użyciu. Spotkasz je wszędzie. Prawdopodobnie większość ich użytkowników nie ma nawet pojęcia, że stosuje właśnie takie narzędzie. Często pracownicy produkcji, usług czy administracji posługują się checklistami, które narzucają im pewien tok postępowania, pomagają wypełnić wszystkie elementy danej czynności. Rozejrzyj się, a zobaczysz je wszędzie.

Listę kontrolną możesz stworzyć dla dowolnego procesu, dla dowolnej czynności, którą zechcesz uczynić powtarzalną. Jest to jeden z najłatwiejszych sposobów usystematyzowania działań, czy to w pracy, czy poza nią. Czytelna forma i proste zasady (zrobiłeś? odhacz!) powodują, że jest z nią w stanie pracować nawet dziecko (sprawdziłem!).