Niech LEAN będzie z Wami! w Gdańsku

„Niech LEAN będzie z Wami!” jest inicjatywą założoną przez mnie w listopadzie 2017 r.  Do dziś urosła do społeczności ponad 3000 entuzjastów i praktyków Lean Management z całej Polski. Nasza współpraca polega na dyskusjach i wymianie doświadczeń przez internet, a także spotkaniach w rzeczywistym świecie.  Zwiedzamy przy okazji firmy, które goszczą nasze spotkania. Jest to okazja na to, aby podzielić się najlepszymi praktykami, a także możliwość udzielenia konstruktywnej informacji zwrotnej właścicielom prezentowanych procesów.

Networkingowe spotkania grupy „Niech LEAN będzie z Wami!” to już stały element w naszej LEANowej społeczności. Zaczynaliśmy we Wrocławiu, w czerwcu 2018 r. (przeczytaj relację). Następnie odwiedziliśmy Gliwice (relacja), Szczecin (relacja), Słupsku (relacja), Godowie (relacja) oraz Płocku rozwijając nasze spotkania w obfitujące w PRELEKCJE, ĆWICZENIA i WARSZTATY intensywne, LEANowe wydarzenia. 25 stycznia r. zjechaliśmy do Gdańska.

A program dnia przedstawiał się naprawdę imponująco:

Swoją wiedzą i doświadczeniem dzielili się z nami prelegenci klasy ogólnopolskiej, których nie powstydziłaby się żadna, duża LEANowa konferencja(!)

Budowa zaangażowania pracowników i identyfikacja z misją organizacji

Naszym gospodarzem w Gdańsku było PZU Zdrowie S.A. spółka należąca do Grupy PZU, której misją jest ciągłe dbanie o zdrowie swoich pacjentów, a w przypadku zachorowania – szybka weryfikacja objawów zdrowotnych pacjentów, diagnoza i plan leczenia. PZU Zdrowie obsługuje pacjentów posiadających ubezpieczenia, abonamenty, medycynę pracy, chcących kupić wizytę indywidualnie, jak również pacjentów NFZ. Tego dnia mieliśmy możliwość zajrzenia do wnętrza tej organizacji, a było co podziwiać…

Nasz gospodarz w osobie Michała Urbaniaka (Dyrektor ds. Obsługi Pacjenta) opowiedział, jak wyglądał u nich proces budowy zaangażowania pracowników i identyfikacji z misją organizacji. Były to dwudniowe warsztaty strategiczne w szerokim gronie kierowniczym, podczas których wypracowano wspólne stanowisko: misję, wizję i wartości. Wypracowano wspólnie i podpisano(!), dzięki czemu uzyskano identyfikację i wsparcie kierownictwa.

Wielkim wyzwaniem było przekazanie wypracowanych ustaleń blisko 600 pracownikom. Michał odbył ponad 20 godzinnych spotkań ze wszystkimi zespołami pracującymi w podległym mu centrum obsługi pacjentów. Ciekawą pamiątką z tego okresu są kwiaty doniczkowe, należące do poszczególnych zespołów, w które zatknięto flagi z wartościami wybranymi przez członków tychże zespołów.

Jak dostosowywać procesy do zmiennego zapotrzebowania ze strony klientów?

Po interesującym wprowadzeniu mieliśmy okazję przyjrzeć się rzeczywistym procesom w PZU Zdrowie S.A., po których oprowadził nas Łukasz Chomik. Zespoły zaczynają dzień od przeglądu „jak nam poszło wczoraj” i „od czego zaczynamy dzień”. Służą im do tego zestawy wskaźników operacyjnych, dostosowanych do poziomu ich działalności w organizacji.

W ciągu dnia pracy zespół raportuje swoje wyniki co godzinę, a ich bieżąca sytuacja wyświetlana jest na ekranach, na których dane odświeżane są co 5 sekund(!). Pozwala to na natychmiastowe reagowanie i podejmowanie działań w celu osiągnięcia założonych celów. Dzień pracy kończy spotkanie zamykające: omówienie wyników dnia, ustalenie celów i priorytetów dla zmiany kolejnej oraz przegląd wyników narastających od początku miesiąca.

SixSigma ma moc czyli jak ogarnąć chaos onboardingu!

Sławomir Kłódka z SYNERGIA IT przedstawił nam swój projekt certyfikacyjny SixSigma Black Belt. Co ciekawe, projekt ten dotyczył procesu onboardingu (wdrażania nowozatrudnionych pracowników) w firmie liczącej około 2 tys. pracowników. Wyzwaniem była skala rotacji, która w krótkim okresie wyniosła 50% czyli 1 tys. pracowników(!). Celem wyzwania postawionego przed Sławkiem było skrócenie okresu onboardingu do 3 z początkowych, blisko 30 dni.

Na początku proces DMAIC wyglądał standardowo, jednak w krótkim czasie okazało się, że managerowie działów biznesowych nie znali wskaźników, które wpływają na ich biznes. Ponadto, używane wtedy systemy IT dawały nieprawdziwe dane o przebiegu procesów i konieczne było zbudowanie nowego systemu IT, który obsłużył cały proces onboardingu. Wtedy też okazało się, że nie będzie to „zwykła” SixSigma, ale Design for SixSigma (kreowanie procesów pod SixSigmę).

Sławek w swoim projekcie połączył metodykę DFSS-DIDOV z Agile, ITIL (zbiór najlepszych praktyk IT) oraz LEAN (5S, one piece flow, itd.). Z LEANowej perspektywy niezwykle interesująco przedstawiało się 5S:  1 – wyłączenie nieużywanych/niepotrzebnych systemów, 2 – uporządkowanie grup/ról, 3 – porządkowanie uprawnień, 4 – dodanie standardów, 5 – ciągły przegląd uprawnień.

Jak zacząć LEAN w usługach i dlaczego nie będzie to 5S?

Wojciech Kozioł i Grzegorz Kuszneruk z LEAN TEAM znani są ze swojego praktycznego podejścia do LEANowania procesów usługowych. Mieliśmy przyjemność brać udział w warsztatach przez nich prowadzonych na pierwszym spotkaniu Niech LEAN będzie z Wami! we Wrocławiu. A kto czytuje mojego bloga, na pewno zwrócił uwagę na sposób i efekty ich pracy opisane w moim artykule „LEAN w procesach usługowych?” – zachęcam do lektury, naprawdę warto!

Wojciech i Grzegorz preferują oddolne inicjowanie LEANowych zmian w organizacji. A ich podejście można określić jednym zdaniem: podnoszenie efektywności zespołów poprzez angażowanie wszystkich pracowników w eliminowanie marnotrawstwa. Jak słusznie zauważają, pracownikom operacyjnym trudno jest się identyfikować z budżetem, EBITDĄ czy satysfakcją klienta, na które najczęściej nie mają bezpośredniego wpływu.

Dlatego tłumaczą wskaźniki na język człowieka, szeregowego pracownika tak, aby widział powiązanie pomiędzy tym, co robi, a tym, jaki wynik osiąga jego zespół. Dodatkowo, wzbogacają codzienną pracę o elementy grywalizacji, w której występują nagrody, ale nie ma kar(!)

LEAN jest prosty!

Twierdzi Miłosz Wonorski: „Nie szukaj skomplikowanych i modnych narzędzi i metod. Zostaw komputer i telefon. Weź kartkę, długopis i idź zrozumieć ludzi!”. Trudno się z tym nie zgodzić – ja sam wyznaję zasadę, że podstawowym narzędziem LEANowca jest kartka papieru i ołówek (ewentualnie flipchart lub tablica i flamaster). Ale nie o piękne zdania w wystąpieniu Miłosza chodziło – to był prawdziwy, LEANowy stand-up!

Sami powiedzcie, czyż nie? 😉 Cytując Miłosza:

Ludzi nie można zmusić do zmiany postaw oraz swoich przyzwyczajeń. Należy ich do tego zainspirować. Nie każdy jednak potrafi odpowiednio przekazać swoje intencje. Wybudowanie pożądanej postawy wymaga kooperacji kilku trybów które muszą
ze sobą współgrać. Jeżeli chociaż jeden czynnik nie działa, reszta nie ma prawa sprawnie funkcjonować.

Inspirowanie niezbędne jest po okresie stagnacji (standaryzacja), kiedy energia w zespole zaczyna spadać, ponieważ „nowe przestaje być nowe”.

LEANowa edukacja w szkołach

Fundacja LEAN EDUCATION obecna jest na spotkaniach Niech LEAN będzie z Wami! od samego początku. Nie może być inaczej: założona została w 2018 roku przez członków naszej społeczności: Joannę Czerską, Natalię Jażdżewską, Piotra Bielawskiego oraz moją skromną osobę. W międzyczasie Fundację zasiliły świetne, prężnie działające i zmotywowane osoby, na naszym spotkaniu reprezentowane przez Hannę Sikorską (na grafice po lewej) i Barbarę Pieńkowską(po prawej) 🙂

Program łączy środowiska szkolne, uczelnie oraz przedsiębiorstwa, by przygotować młodych ludzi na wyzwania kompetencyjne XXI wieku. Prowadzą go praktycy Lean Management – wolontariusze zrzeszeni wokół Fundacji. Jest ich ponad 50 osób w całej Polsce! Działania Fundacji wspierają również przedsiębiorstwa z całego kraju, goszcząc uczestników podczas projektów, a także przygotowując materiały, z których korzystają nasi Koordynatorzy, Trenerzy oraz sami Uczestnicy programu.

Zrób to według SCRUM!

Finałowym wystąpieniem tego dnia była prezentacja Bartosza Kaźmierczaka z HKScan. Rzecz dotyczyła demontażu silosów tak często spotykanych w firmach i organizacji pracy zespołów według cyklu PDCA. Bartek wykorzystał do tego SCRUM – strukturę zarządzania działaniami, która kładzie nacisk na pracę zespołową, odpowiedzialność i iteracyjny postęp w kierunku określonego celu.

Miło mi było usłyszeć, że ja także miałem w tym niewielki, zdalny udział. Jak? Dzięki artykułowi „SCRUM na co dzień – to działa!” który zainspirował Bartka i jego zespół do działań. Głównym celem projektu było: świadome ustalenie priorytetów działań, „przyśpieszenie” prowadzonych akcji poprzez ustalenie przedziałów czasowych, standaryzacja prowadzonych działań oraz systematyczna weryfikacja postępów. Trzeba przyznać z wielkim uznaniem, że projekt ten przeprowadzono wzorcowo!

Świadczą o tym korzyści, jakie zostały osiągnięte dzięki temu wdrożeniu:

• wzrost liczby zakończonych akcji
• eliminacja „zapomnianych działań”
• każdy jest na bieżąco o działaniach na danym obszarze
• zwiększenie zaangażowania kierowników w prowadzone działania
• wzrost pędu wykonywanych działań
• każdy wie co ma robić
• usunięcie duplikowania pracy
• poprawa pracy zespołowej

…a przecież właśnie o to w SCRUM chodzi! Trzymamy kciuki za utrzymani i dalszy rozwój tego systemu pracy w HKScan.

Podsumowując…

Kolejne świetne spotkanie za nami! W tym miejscu szczególne podziękowania należą się naszym gospodarzom, PZU Zdrowie S.A. którzy zaprosili nas do swojej siedziby w Gdańsku. A gościli nas i wspierali na miejscu: Michał Urbaniak, Łukasz Chomik, Katarzyna Fuks, Anna Specht, Dawid Dembek oraz Arkadiusz Winiarski.

Dziękuję także naszym prelegentom: Michałowi, Sławkowi, Wojtkowi, Grześkowi, Miłoszowi, Hani, Basi i Bartkowi bez których bezinteresownej pracy to spotkanie nie mogłoby się odbyć. Jesteście wyjątkowi i cieszę się, że tego dnia mogliśmy wszyscy czerpać z Waszej wiedzy i Waszego doświadczenia. Jest to także kolejny dowód na sens istnienia społeczności takiej, jak „Niech LEAN będzie z Wami!”.

Pozdrawiam także uczestników naszego spotkania – to Wy stworzyliście jedyną w swoim rodzaju atmosferę, która sprawiła, że dzień ten miną jak mgnienie oka. Mimo soboty, weekendu, nikt z nas nie czuł, że to czas stracony. Wszyscy skorzystaliśmy – dziękuję!

Do zobaczenia na kolejnym spotkaniu, gdzieś w Polsce!

© Wszystkie materiały zamieszczone na leanjestdlaludzi.pl (teksty, ilustracje, układ graficzny, kod źródłowy strony, itd.), o ile nie zaznaczono inaczej, są wyłączną własnością autora strony.
Wykorzystanie bez pisemnej zgody zabronione.