PODCAST: Gaszę pożary – nie mam czasu na doskonalenie!

"Odnoszę takie wrażenie, że na produkcji jest zawsze dużo mniej ludzi niż pracy. Ja, to tak bym chciała analizować, usprawniać, poprawiać itd. ale mój dzień pracy wygląda tak, że przez 7 godzin gaszę pożary. Zapisuję każdą, najmniejszą drobnostkę do usprawnienia, a lista rośnie i rośnie. Wydaje mi się nigdy nie będzie na to czasu..."

Dziś odpowiadam na kłopot Marty, która napisała do mnie przez Messengera. Posłuchaj… albo przeczytaj poniżej!


Podcast „Lean jest dla ludzi” dostępny jest na Spreaker, Spotify, Apple Podcast i innych platformach znajdź, zasubskrybuj i słuchaj co tydzień nowego odcinka.


Hmmm… No tak, nikt nie ma czasu na usprawnianie procesów. Ważniejsze są codzienne pożary, które trzeba ugasić. Produkty dostarczyć, usługi wykonać – targety dowieźć. Wskaźniki muszą być na zielono!

A przecież LEAN mówi: pracuj mądrze, a nie ciężko!

Zapytajmy o radę kogoś, kto o LEAN pewnie nawet nie słyszał… Podobno Albert Einstein powiedział kiedyś, że:

Głupotą jest, robiąc coś ciągle tak samo, oczekiwać innych efektów!

A więc po pierwsze:

Przestań gasić pożary!

No, może nie od razu tak całkiem przestań, ale wybierz te, którym pozwolisz nadal się palić. Wiem, że brzmi to niewiarygodnie, ale potrzebujesz przerwać to błędne koło! A zyskasz wtedy czas na to, aby zająć się usprawnianiem.

No tak, tylko które zadania porzucić na rzecz poprawy procesów? Wszystkie wydają się być ważne, skoro nazwaliśmy je pożarami… Zastanów się czy wszystkie pożary, jakie w tej chwili obserwujesz, jesteś w stanie ugasić. Podejrzewam, że nie. Na takie zadanie zabraknie dnia pracy…

To teraz zastanów się, które z nich są absolutnie najważniejsze, takie top of the top. Wybierz 2-3 i zaplanuj swoje działania w tych tematach.

ZAPLANUJ – to słowo klucz!

Dawno temu, mój najlepszy przełożony, jakiego miałem do tej pory, powiedział mi:

Krzysiek, jeśli czegoś nie zaplanujemy, to się to na pewno nie wydarzy!

Ta zasada dotyczy także procesu doskonalenia. Jeśli na chwilę się nie zatrzymasz,  nie spojrzysz na swój proces z boku, to nie masz szans, aby cokolwiek w nim zmienić.

W planowaniu zawiera się także KOMUNIKACJA – to bardzo ważne! Poinformuj wszystkie osoby, których może to dotyczyć, czym się będziesz zajmowała tego dnia.

UWAGA! Pomyśl także o tematach, którymi się dziś nie zajmiesz! O tym także poinformuj kogo trzeba. Informacja o tym, że dziś nie możesz się czymś zająć jest lepsza niż brak informacji i czekanie na to, aż w końcu podejdziesz i pomożesz danej osobie.

A więc:

PLANUJ i INFORMUJ o tym, co planujesz

To bardzo ważne. Wtedy szansa, ze ktoś będzie miał do Ciebie pretensje o to, że czegoś nie zrobiłaś znacząco maleje.

Oczywiście, osoby którym odmówisz mogą eskalować temat, na przykład do Waszych przełożonych. Co wtedy? ZMIENISZ PLAN! I najważniejsze: w tym planie MUSI znaleźć się czas na doskonalenie procesów.

Na początek może to być niewiele: na przykład 30 minut na obserwację procesu, w którym widzisz jakiś potencjał, albo w którym występują problemy. Kolejnego dnia znowu poświęć mu 30m minut ze swojego dnia.

Kolejnego znowu – tym razem może na jakiś eksperyment, w którym spróbujesz coś poprawić. Nie zapomnij o włączeniu do niego uczestników tego procesu – ich obserwacje trwają na pewno dłużej od Twoich, zwykle jest to cały dzień pracy, a pomysłów być może także im nie brakuje – porozmawiajcie.

Wprowadź te 30 minut jako rutynę do Twojego dnia

Niech to się dzieje zawsze o stałej porze, wrzuć ten czas w kalendarz tak, aby nikt nie zaprosił Cię wtedy na spotkanie czy kawę. Ludzie zaczną traktować to zajęcie tak poważnie, jak Ty sama będziesz do niego podchodziła. Przyzwyczają się, będą szanować, nie będą przeszkadzać.

A po jakimś czasie sami zechcą się przyłączyć. Albo zaproszą Cię do swojego procesu, abyś to im pomogła. To, czego właśnie dokonałaś nazywa się standaryzacją pracy! Zaplanowałaś i wprowadziłaś w życie regularne doskonalenie procesów.

Równolegle do gaszenia pożarów – tego oczywiście nie możesz porzucić, na pewno nie na początku. Ale z czasem, kiedy poprawianie procesów zacznie przynosić efekty, liczba pożarów zacznie spadać. Efektem tego będzie…

Więcej czasu na doskonalenie!

Czyż nie o to chodziło?

A jeśli jesteś szefem, to podobną metodę możesz wprowadzić dla swojego zespołu. Może nie będzie to 30 minut ale… całe przedpołudnie, np. w piątki? Pomyśl o tym! Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy doskonalili siebie i swoje procesy, musisz im to umożliwić. A najlepiej zrobisz to dając im czas i swobodę.

Zaplanuj czas na doskonalenie!

A efekty Cię zaskoczą. Ważna jest regularność, konsekwencja oraz komunikacja, o której wspomniałem na samym początku.

Trzymam za Ciebie kciuki i życzę powodzenia!

Do dzieła!