Nie radzisz sobie? To nie Twoja wina!

Nie wyrabiasz z terminami, zasypują Cię maile i coraz więcej pracy piętrzy się na Twoim biurku? Spokojnie, z Tobą jest wszystko w porządku! To Twój szef generuje Twoje zaległości, celowo! Wykorzystuje podstawy Teorii Ograniczeń, aby wyeksploatować Cię do granic możliwości...

Stres w pracy najczęściej bierze się z presji czasu. Mamy coraz więcej zadań, coraz większe wymagania i coraz trudniejsze problemy lądują na naszym biurku. Wszystko jest na wczoraj, wszystko jest najważniejsze. Szef wymaga od nas pełnej mobilizacji, energii i zaangażowania w sprawy firmy. Naciska i naciska. Znasz to?

„Każdego dnia jest pierwszy dzień”

Nasi szefowie byliby szczęśliwi, gdybyśmy każdego dnia pracowali jak pierwszego dnia od podpisania umowy. Dlaczego? Przypomnij sobie początki tej czy wcześniejszej umowy o pracę. Z jakim entuzjazmem brałeś się do realizacji zadań, z jakim uśmiechem podejmowałeś kolejne wyzwania, z jaką mocą brałeś się za bary z kolejnymi problemami.

Jeśli porównasz te pierwsze dni, tygodnie a czasem miesiące, do pozostałego okresu pracy, to zauważysz podobieństwo do odpalonej zapałki. Na początku płomień jest bardzo jasny i gwałtowny, wydziela się dużo ciepła i światła. Z czasem, kiedy płomień przechodzi na drewnianą część zapałki, ta energia się uspokaja, stabilizuje, by pod koniec gasnąć spokojnie, pozostawiając zwęglony kikut, nieprzydatny do niczego.

Firma chce, abyś płonął pełną energią, abyś dawał z siebie wszystko. Jeśli uda się jej podpalić wystarczającą ilość zapałek, to płomień jest wystarczająco wielki, aby jego energia napędzała całą organizację. Fakt, część zapałek szybko traci siarkę i stabilizuje swój płomień – jedni na dłużej, inni na krócej. Później gasną. Ale firma nie śpi – wyrzuca spalone kikuty i dokłada nowych zapałek, ze świeżą siarką!

O cyklu życia pracownika pisałem w PRACOWNIK Lifecycle Management – przeczytaj, a zrozumiesz, dlaczego właśnie tak się dzieje!

Zaległości, backlog, nie wyrabiasz…

Kto z nas nie ma zaległości w pracy, ręka do góry! Nie widzę… Jakoś tak się dziwnie składa, że, im więcej pracujemy, tym więcej pracy ląduje na naszym biurku, zauważyłeś? Masz plan, aby dziś własnie ogarnąć wszystko, żeby odkopać się z zaległych maili, wypełnić zalegające biurko formularze i zostajesz po godzinach. Harujesz do wieczora, wracasz do domu i padasz ze zmęczenia. A następnego dnia okazuje się, że… pracy jest tyle samo, a nawet więcej!

Natura nie lubi pustki – jeśli robisz miejsce na nowe zadania, to one na pewno do Ciebie spłyną! LEANowcu, tak przecież działa kanban – nie powinieneś się dziwić. Wolna przestrzeń oznacza, że można (a nawet trzeba!) dołożyć więcej. Zapytaj rodziców o stare powiedzenie, które mówi, że „pracę należy szanować”. I wcale nie chodzi o relacje pracownik – pracodawca.

Zwolennicy tego przysłowia uważają, że należy pracować tak, aby to, co mamy w rękach (czy na biurku), wystarczyło do końca dnia. Ci bardziej ambitni za cel stawiają sobie ZERO INBOX – wyimaginowany nawyk mistrzów efektywnej pracy, który zakłada, że ciągle opróżniasz skrzynkę „odebrane”. Podobnie robią z innymi zadaniami. Najczęściej stosują przy tym zasadę FIFO.

Przeczytaj, może i Tobie się na tym etapie przyda: FIFO czy LIFO? Jakie piwo wybierasz, ciepła czy zimne?

Najpierw ustal priorytety!

Świadomie napisałem wyżej, że może Ci się to przydać na tym etapie. To naturalne, że tak właśnie działamy w pierwszej kolejność. Wydaje nam się, że to, co leży u nas najdłużej, powinno od nas wyjść jako pierwsze. Jaki jest efekt? Jesteśmy zasypywani kolejnymi tematami. W pewnym momencie zaczynamy tonąć i nie jesteśmy już w stanie realizować wszystkich zadań.

To ostatni moment, aby w końcu zacząć się organizować. To, że nie wykonasz wszystkich zadań jest oczywiste. Wie o tym także Twój szef. I nawet nie będzie o to zły. Za chwilę wytłumaczę Ci, dlaczego. Wpadniesz jednak w tarapaty, jeśli nie wykonasz najważniejszych zadań. Musisz nauczyć się, jak ustalać priorytety. Wtedy nie zginiesz – ogarniesz krytyczne tematy, a te drobniejsze, albo wykonasz w innym terminie, albo przestaną być w ogóle potrzebne.

W pierwszej kolejności jednak: Zapanuj nad bałaganem, stwórz listę kontrolną! – pozwoli Ci to utrzymać głowę na powierzchni jeszcze przez jakiś czas. Ale bądź czujny, szef nie śpi – jak tylko zobaczy u Ciebie trochę wolnych mocy przerobowych, na pewno dosypie nowych zadań! Są też tacy, którzy w ogóle nie patrzą czy toniesz, za to dbają, aby bufor pracy przed Tobą nigdy nie spadł do zera…

Liczy się produktywność

Chcesz wiedzieć, dlaczego nigdy nie odkopiesz się z tych zaległości? Właśnie dlatego, że zawsze będziesz zasypywany kolejnymi zadaniami. Im więcej weźmiesz na siebie, tym więcej dostaniesz – proste! Spróbuj kiedyś brać mniej, albo nawet nie brać wcale i obserwuj, co się wydarzy. Góra pracy na Twoim biurku zawsze będzie taka sama. Ciekawe…

Celem jest Twoja produktywność! Chodzi o to, aby nigdy nie zabrakło Ci pracy. Z jednej strony Twój szef dba o to, aby bufor był zawsze pełny, a z drugiej zaś monitoruje to, co jest efektem Twojej pracy. Dochodzimy właśnie do zapoczątkowanej w temacie Teorii Ograniczeń, która skupia się na wąskich gardłach czyli ograniczeniach.

Wąskim gardłem jest krok w procesie, który charakteryzuje się najdłuższym cyklem. Z tego wynika fakt, że cały proces jest tak produktywny, jak jego najwęższe gardło. Aby zapewnić jak największą przepustowość procesu, należy zapewnić warunki, aby wąskie gardło pracowało na najwyższych obrotach: miało zapas pracy przed sobą i nigdy się nie zatrzymywało. Tyle ogólnej teorii. Zaczyna Ci już coś świtać?

Jesteś ograniczeniem!

Wróćmy do początku historii. Praca zasypuje Cię ze wszystkich możliwych kierunków. Dostajesz maile, telefony, pocztę tradycyjną, ktoś zostawia Ci dokumenty na biurku czy wpisują Cię do planu działań pod Twoją nieobecność, albo wrzucają zadania na firmowy scrum board. Ani się obejrzysz, a stos zadań urasta do monstrualnych rozmiarów.

No dobra, zgodnie z Teorią Ograniczeń, Twój bufor jest już napełniony. Na pewno nie będziesz cierpiał na brak pracy. Otaczający Cię system już o to zadbał. Teraz drugi ruch: trzeba Cię napędzać do ciągłej pracy, abyś nie robił sobie zbędnych przerw! Do tego służy rozproszony system podtrzymywania Cię w stanie podwyższonej gotowości, ciągłego stresu.

Presja czasu, ważność zadań, pytania szefa, maile przypominające, flagi przy zadaniach, alerty z systemów monitorujących postęp prac, smsy – to wszystko sprawia, że nie masz czasu na obijanie się. Ba, Ty nie masz nawet czasu, aby się podrapać po… Czy wykonujesz swoją pracę dobrze, to się za chwilę okaże. Ważne, abyś pracował bez zbędnych przerw!

Eksploatacja wąskiego gardła

Teoria Ograniczeń mówi o tym, że wąskie gardło należy wyeksploatować. Marny Twój los, jeśli na Ciebie padło! Proceder ten kończy się bardzo często zdrowotnym (fizycznym i psychicznym!) wykończeniem pracownika. Znasz na pewno przypadki tzw. wypalenia zawodowego, o chorobach związanych ze stresem, niedospaniem i słabym odżywianiem nie wspominając. Ja osobiście znam przypadki doprowadzenia ludzi do zapaści i reanimacji na OIOMie.

Chore ambicje szefów, napędzane korporacyjnymi systemami pracy prowadzą do stałego wzrostu produktywności. Tylko, że pracownikami trzeba coraz częściej rotować. A sami pracownicy bronią się przed tymi systemami opresji za pomocą humoru. Działa to dokładnie tak, jak kabarety za czasów głębokiego PRLu – ktoś pamięta? Żartujemy o KejPiAjach, nabijamy się z dedlajnów – generalnie: staramy się odnaleźć odrobię przestrzeni w środowisku, które próbuje wycisnąć nas jak cytrynę.

Dbaj o siebie!

Dlaczego o tym wszystkim piszę? Abyście byli tego świadomi i mieli czasami refleksję. Warto zadać sobie pytania: dokąd ja tak pędzę? czy to naprawdę jest komuś potrzebne? a może zadanie, które wykonuję ma wyłącznie na celu utrzymanie mnie w ciągłym ruchu? i czy warto? za jaką cenę to robię?

Oczywiście, nie wszędzie tak jest. Poza tym, „korpo” to stan umysłu, niezależny od wielkości organizacji, w jakiej pracujecie. To siedzi w głowach ludzi, którzy chcą maksymalizować efekt pracy swoich podwładnych, którzy chcą wyeksploatować ich na maksa…

Nie usprawniaj lokalnie!

Teoria Ograniczeń bardzo dobrze komponuje się z koncepcją Lean. Z tym, że w stosowaniu jednej, jak i drugiej, bardzo często skupiamy się wyłącznie na narzędziach i metodach, które podnoszą produktywność. I to najczęściej w doraźny sposób, powodując lokalne optymalizacje, po których strumień wartości jest tak samo niedrożny, jak przed wprowadzeniem zmian.

Taka lokalna optymalizacja, nie dość, że nie przynosi realnych efektów, to jeszcze eksploatuje nasze zasoby (ludzkie lub maszynowe) ponad miarę. Ktoś zrealizuje projekt, komuś wypłacą premię, ktoś otrzyma order i uścisk dłoni prezesa. A globalnie (patrz: dodawanie wartości) takie wdrożenie nie ma żadnego wpływu na realizację potrzeb klienta.

Rozwijaj ludzi!

Co więcej, jeżeli bezmyślnie (nie mylić z: rozmyślnie!) używamy takich czy innych metod zwiększających produktywność, uderzamy w nasze najcenniejsze zasoby: w ludzi! Tutaj warto przytoczyć zdanie, w którym Toyota (skąd wywodzi się znany nam lean) określa swoją działalność:

Rozwijamy ludzi, którzy, tak się składa, budują samochody.

Dobrze, że w Japonii nie używa się słowa lean. Oni znają KAIZEN, rozumiany przede wszystkim jako samorozwój. Dotyczy to każdego pracownika, każdego dnia. A, że przy okazji udaje się doskonalić procesy… taka dodatkowa korzyść. Wkrótce napiszę o tym więcej – w kolejce do publikacji czeka artykuł Juna Nakamuro, o prawdziym duchu KAIZEN.

 

PS Napisałem powyżej o wybiórczym i wypaczonym stosowaniu Teorii Ograniczeń, jakie miałem okazję zaobserwować przez wszystkie lata mojej pracy zawodowej. Specjalistów od ToC proszę o nieodbezpieczanie rewolwerów i zachowanie spokoju!